Nguyên tắc giao tiếp Daisan Way: Rõ ràng, Tôn trọng, Đúng lúc

Ở Daisan, mỗi ngày có hàng nghìn cuộc trao đổi diễn ra: giữa sales và khách nhà thầu, giữa mua hàng và nhà cung cấp Trung Quốc, giữa kho vận và showroom. Chất lượng của những cuộc trao đổi này quyết định tốc độ ra quyết định, tỉ lệ đơn hàng chốt được và mức độ hài lòng của khách hàng — nhiều hơn cả công nghệ hay quy trình.

Vì thế Daisan Way chọn giao tiếp làm một trong những trụ cột văn hoá. Ba nguyên tắc dưới đây là bộ khung tối giản, dễ nhớ, áp dụng được ở mọi vai trò.

1. Rõ ràng — Clarity over cleverness

Một tin nhắn tốt trả lời ba câu hỏi: Chuyện gì? Ai làm? Khi nào? Câu đầu tiên nên nói kết luận, không phải bối cảnh. Nếu người nhận phải đọc đến dòng thứ ba mới hiểu bạn muốn gì, tin nhắn đó đã thất bại.

Ví dụ: thay vì "Anh ơi lô gạch Ý bên mình đang có vấn đề với đợt tàu tuần trước, em đang check lại với hãng, chắc là phải dời lịch giao", hãy viết: "Lô gạch Ý dời giao từ 15/7 sang 22/7 do tàu trễ. Em đã báo khách A và B. Anh duyệt phương án bồi hoàn phí lưu kho?".

2. Tôn trọng — Assume good intent

Khi có xung đột, hãy giả định người đối diện có lý do hợp lý cho hành vi của họ. Đặt câu hỏi trước khi kết luận. Phản hồi tập trung vào hành vi và tác động, không tập trung vào tính cách.

Mô hình SBI (Situation - Behavior - Impact) là công cụ Daisan khuyến khích: nêu tình huống cụ thể, hành vi quan sát được, và tác động lên công việc chung.

3. Đúng lúc — Right channel, right moment

Không phải mọi việc đều cần họp. Không phải mọi việc đều chat được. Quy tắc kênh của Daisan: quyết định cần lưu vết → email; trao đổi nhanh có ngữ cảnh chung → Zalo/Slack nhóm; việc khẩn cấp hoặc nhạy cảm → gọi trực tiếp; đồng bộ đa phòng ban → họp có agenda.

Ba nguyên tắc này là cái khung. Chín bài tiếp theo trong loạt này sẽ đi sâu vào từng tình huống: viết email báo giá, tiếp khách khó tính, giao tiếp với nhà cung cấp nước ngoài, feedback đồng nghiệp, họp hiệu quả, xử lý xung đột, chat công việc, onboarding, và giao tiếp khủng hoảng.