Họp hiệu quả: agenda, biên bản, follow-up (có template)

Daisan tính ra: một cuộc họp 8 người 60 phút tốn tương đương 1 ngày công của một nhân viên. Nếu team họp 3 buổi/tuần không có agenda, một năm mất 156 ngày công — đủ để tuyển thêm nửa người.

Trước họp: agenda hoặc không họp

Nguyên tắc: gửi calendar invite phải kèm agenda trong body. Không có agenda = từ chối họp. Agenda tối thiểu có: mục đích cuộc họp (1 câu), danh sách item cần bàn (mỗi item ghi thời lượng + owner + output kỳ vọng), tài liệu cần đọc trước.

Ví dụ: "1. Chốt phương án bồi hoàn khách CT2 - 15 phút - Owner: Minh - Output: quyết định số tiền và ai chịu".

Trong họp: 3 vai bắt buộc

Facilitator: bám agenda, cắt ngang khi lệch chủ đề, đảm bảo mỗi item ra được quyết định hoặc action item.

Note-taker: ghi biên bản real-time trong tài liệu shared, không ghi vào sổ tay riêng.

Time-keeper: nhắc khi mỗi item còn 2 phút. Nếu quá giờ, quyết định: dừng và ra decision "chưa quyết" hoặc dời sang họp khác.

Biên bản: format 3 phần

1. Decisions: 3-5 dòng, mỗi dòng là một quyết định đã chốt trong họp. 2. Action items: bảng gồm Việc | Owner | Deadline. 3. Parking lot: điều đã bàn nhưng chưa quyết, cần xử lý ở đâu.

Sau họp: 2 giờ vàng

Note-taker gửi biên bản trong vòng 2 giờ sau họp. Sau 24 giờ không ai còn nhớ chính xác. Gửi qua email/Slack có tag đầy đủ owner. Người có action item confirm bằng emoji tick — không confirm = không tính là nhận việc.

Template Notion sẵn dùng

Daisan có template Notion nội bộ gồm 3 database liên kết: Meetings, Decisions, Action Items. Mỗi cuộc họp tạo 1 record, các Decisions và Actions là sub-page. Cuối tuần, dashboard cá nhân tự tổng hợp tất cả action item còn open cho từng người. Team nào muốn dùng liên hệ nội bộ để nhận template.