Chat Zalo/Slack công việc: 7 quy tắc bất thành văn

Nhân viên Daisan trung bình nhận 180 tin nhắn công việc/ngày qua Zalo và Slack nội bộ. Không có quy tắc chung, năng suất bị bào mòn từng phút. Đây là 7 quy tắc bất thành văn được đội leadership Daisan đồng thuận.

Quy tắc 1: Không "hi" rồi im

Sai: "Anh ơi" → chờ trả lời → mới hỏi việc. Đúng: "Anh ơi, lô CT2 khách hỏi có giao được thứ 6 không? Em cần trả lời khách trong 30 phút." Gộp tất cả trong một tin.

Quy tắc 2: Không voice message quá 30 giây cho việc phức tạp

Voice message 3 phút = 3 phút của bạn để ghi + 3 phút của người nhận để nghe + không tìm lại được sau này. Nếu nói dài, gọi trực tiếp hoặc gõ text.

Quy tắc 3: Tag đúng người, không tag @all

@all trong nhóm 40 người vì 1 câu hỏi hướng đến 2 người là hành vi thiếu tôn trọng thời gian của 38 người còn lại.

Quy tắc 4: Việc quan trọng dùng email, không dùng chat

Quyết định giá, phê duyệt hợp đồng, thay đổi điều khoản — dùng email để có audit trail. Chat 3 tháng sau không tìm lại được.

Quy tắc 5: Sau 20h chỉ nhắn nếu thật sự khẩn

Nếu bạn nghĩ ra ý mới lúc 22h, dùng "Schedule send" (Gmail có, Zalo có tính năng lưu nháp) để gửi sáng hôm sau. Bảo vệ thời gian nghỉ của người khác.

Quy tắc 6: Emoji tick là confirm, không phải lịch sự

Khi ai đó giao việc và bạn thả tick, tức là bạn nhận. Không thả = chưa nhận. Đơn giản, minh bạch, không cần confirm bằng câu chữ.

Quy tắc 7: Nhóm chat > 15 người phải có chủ đề rõ

Nhóm "chit chat chung" 60 người thường biến thành nơi không ai đọc kỹ. Tách nhóm nhỏ theo dự án, đóng nhóm khi dự án kết thúc.