Dùng AI soạn báo giá, hợp đồng, email khách hàng an toàn

Rủi ro dùng AI soạn văn bản kinh doanh nằm ở hai chỗ: bảo mật dữ liệu khách và chính xác pháp lý. Bài này chia sẻ quy trình 4 bước Daisan áp dụng cho toàn team sales và pháp chế.

Bước 1: Draft — AI viết bản đầu từ template nội bộ

Xây thư viện template chuẩn cho các loại văn bản: báo giá VLXD, hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng đơn hàng, email khiếu nại, biên bản bàn giao. Template đã qua pháp chế duyệt, có sẵn điều khoản bảo hành, phạt, thanh toán.

Prompt cho AI: "Đây là template báo giá chuẩn của chúng tôi [dán template]. Điền vào các placeholder theo thông tin sau [dán bullet thông tin đã redact tên khách]. Giữ nguyên các điều khoản pháp lý, chỉ điều chỉnh phần mô tả sản phẩm và giá."

Bước 2: Redact — bỏ dữ liệu định danh trước khi gửi AI

Thay tên khách bằng [KHACH_A], mã dự án bằng [DA_01], số điện thoại bằng [PHONE]. Sau khi AI trả bản draft, tự tay điền lại các thông tin thật. Không tin cậy AI ghi nhớ và điền hộ.

Với doanh nghiệp có ngân sách: dùng ChatGPT Enterprise / Gemini for Workspace / Claude Team — dữ liệu không đi vào training, có kiểm soát log.

Bước 3: Verify — checklist kiểm bản AI

Với báo giá: đơn vị đúng chưa (m² hay viên?), VAT đã cộng chưa, hiệu lực đến ngày nào, điều kiện giao ghi rõ chưa, số tiền bằng chữ khớp bằng số chưa.

Với hợp đồng: có đủ điều khoản phạt, bảo hành, force majeure, giải quyết tranh chấp không. AI có xu hướng bỏ qua điều khoản không có trong prompt — luôn kiểm chéo với checklist.

Bước 4: Approve — người có thẩm quyền ký

Văn bản pháp lý: người ký phải là người đọc và hiểu, không phải người bấm gửi. AI viết nhanh không có nghĩa quy trình duyệt được cắt ngắn. Cấm hoàn toàn việc "AI đã viết chắc đúng".

Ba tình huống cấm dùng AI

(1) Hợp đồng có điều khoản đặc biệt lần đầu áp dụng — phải luật sư viết. (2) Văn bản thoả thuận khiếu nại sau sự cố — phải người có thẩm quyền viết trực tiếp. (3) Bất kỳ văn bản có ảnh hưởng đến quyền lợi lao động — bắt buộc HR + pháp chế.